С 1 января 2020 года вступает в силу федеральный закон об электронных трудовых книжках

С 1 января 2020 года вступает в силу федеральный закон об электронной трудовой книжке. ПФР будет вести учет сведений о трудовой деятельности граждан.

Начиная с 1 января 2020 года, в соответствии с Трудовым кодексом и Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете» работодатели будут ежемесячно предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника: сведения о приеме на работу или увольнении с работы, о месте работы, профессии, должности и сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации, например, перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации, - сообщили в Государственном учреждении - Отделении ПФР по Смоленской области.

Первый отчет о работниках должен быть представлен за январь 2020 не позднее 15 февраля.

А с 2021 года данные будут предоставляться более оперативно - информацию о приеме на работу и увольнении работодатель обязан передавать в ПФР на следующий рабочий день после издания соответствующего приказа. Это обусловлено необходимостью получения работником сведений, например, для его последующего трудоустройства. Остальные сведения работодатели будут предоставлять ежемесячно.

Формирование и передача сведений будет осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ.

По закону работодатель обязан до 1 июля 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде. В случае, если работник выбирает новый формат, то бумажную трудовую книжку ему выдают на руки. Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, то при увольнении работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме на бумажном носителе либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, — как выберет сам работник. Если работник потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных ПФР.

В случае, если работник выбирает бумажную трудовую книжку, то работодатель просто продолжает ее вести и при увольнении выдает ее на руки. У следующего работодателя такой работник также имеет право вести бумажную трудовую книжку или изменить свой выбор.

Для сотрудников, которые с 2021 года впервые вступают в трудовую деятельность, организации будут вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.

Кроме того, если человек не написал заявления в течение 2020 года, например, был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, то за ним и после 2020 года сохраняется право написать заявление о своем выборе в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. До тех пор работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.

Поданные работодателем сведения могут корректироваться. Если внесены неправильные данные, то на основании заявления работника работодатель обязан направить уточняющие формы отчетности.

Работодатель будет нести ответственность за несвоевременное, неполное и недостоверное предоставление сведений о трудовой деятельности граждан. Если есть нарушения в сроках, полноте и достоверности предоставленной информации, то Пенсионный фонд будет направлять данную информацию в Роструд. И уже Роструд применит меры административного воздействия в отношении этого работодателя. В Государственную Думу уже внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях.

В августе 2019 года ПФР начал пилотный проект с 15 крупнейшими страхователями и разработчиками программ бухгалтерского обеспечения. С сентября проводится тестирование, разработчики дорабатывают свои программы.

Территориальными органами ПФР по Смоленской области проводится информационно-разъяснительная работа со страхователями.

На странице Отделения сайта ПФР размещен график проведения семинаров с работодателями региона. Страхователям, представляющим отчетность в электронном виде, направлен Пресс-релиз. Проводится консультирование граждан и страхователей по возникающим вопросам по телефону и на личном приеме.